四川省中江职业中专学校 杨洪斌
中等职业学校财务会计教学中,我们经常会发现,会计报表某些项目数据与科目余额表中对应会计科目的数据勾稽关系不正确,最主要是利润表中某些项目数据与科目余额表中对应会计科目的发生额勾稽关系不正确,不是利润表中项目金额大于科目余额表中对应会计科目的当期发生额,就是利润表中项目金额小于科目余额表中对应会计科目的当期发生额,因为利润表项目数据均取自科目余额表中各损益类科目的发生额。
其实,这种勾稽关系不正确,往往是一种假象,它实际上是由于会计核算账务处理方法运用不当引起的科目余额表中会计科目发生额的虚增或虚减而形成的,讲到这里,笔者有必要先在此谈谈会计上错账更正的方法。
一、会计理论上,错账更正的方法包括划线注销法、红字冲销法、补充登记法
其中,红字冲销法又叫红字更正法、红字冲账法,是指用红字冲销原有错误的账户记录或凭证记录,以更正或调整账簿记录的一种方法,即先用红字编制一套与错账完全相同的记账凭证,予以冲销,然后再用蓝字编制一套正确会计分录记账凭证的方法,一般用于多记金额、会计科目错误、方向错误的纠正以及销售退回、已入账费用的退回等情况。
二、在会计实务中,对于上述多记金额、会计科目错误、方向错误等情况的纠正以及销售退回、已入账费用的退回的核算,往往有两种处理方法:
1、红字冲销法
此时,会计分录各科目的"借、贷"方向不变,只是金额为"红字"或"负数",由此即可冲销多记金额或错账,现仅就纠正会计核算多记金额形成错账的情况举例如下:
例:某公司转账支付业务招待费10000.00元。
(1)会计核算时误记为100000.00元,账务处理如下:
借:管理费用-业务招待费 100000.00
贷:银行存款 100000.00
(2)用红字冲销法冲销多记金额90000.00元,账务处理如下:
借:管理费用-业务招待费 红字90000.00(或-90000.00)
贷:银行存款 红字90000.00(-90000.00)
2、借贷方反向冲销法
会计实务中,人们也习惯使用"借贷方反向冲销法"纠正错账以及处理销售退回、已入账费用的退回、已入账费用的退回,该种方法的具体做法是:编制一张与原记账凭证科目完全相同,只是"借"、"贷"方向恰好与原记账凭证"借"、"贷"方向相反的记账凭证予以冲销原记账凭证形成的错账多记金额或全部金额或是销售退回金额、已入账费用的退回,如果是冲销全部错账金额的,还应再填制一张金额正确的记账凭证。现仅就纠正会计核算多记金额形成错账的情况举例如下,在会计核算多记金额形成错账的情况下,"借贷方反向冲销法"又有两种做法:
(1)对错误凭证金额全部冲销,重新填制一张金额正确的记账凭证
该种方法的具体做法是:编制一张与原记账凭证科目、金额完全相同,只是"借"、"贷"方向恰好与原记账凭证"借"、"贷"方向相反的记账凭证予以冲销原记账凭证形成的错账,再填制一张金额正确的记账凭证,现举例如下:
例:某公司转账支付业务招待费10000.00元。
①会计核算时误记为100000.00元,账务处理如下:
借:管理费用-业务招待费 100000.00
贷:银行存款 100000.00
②编制一张与原记账凭证科目、金额完全相同,只是"借"、"贷"方向恰好与原记账凭证"借"、"贷"方向相反的记账凭证予以冲销此错账,账务处理如下:
借:银行存款 100000.00
贷:管理费用-业务招待费 100000.00
③填一张正确的凭证,账务处理如下:
借:管理费用-业务招待费 10000.00
贷:银行存款 10000.00
(2)只冲销金额多记部分
此种方法的具体做法是:编制一张与原记账凭证科目完全相同,金额为"原金额多记部分","借"、"贷"方向恰好与原记账凭证"借"、"贷"方向相反的记账凭证予以冲销原记账凭证形成的错账多记金额。
例:某公司转账支付业务招待费10000.00元。
①会计核算时误记为100000.00元,账务处理如下:
借:管理费用-业务招待费 100000.00
贷:银行存款 100000.00
②冲销多记金额90000.00元,账务处理如下:
借:银行存款 90000.00
贷:管理费用-业务招待费 90000.00
三、影响会计报表与科目余额表勾稽关系的原因分析
会计实务中我们发现,不恰当的会计处理方法,特别是错账更正方法、不恰当的销售退回、已入账费用的退回处理方法,是影响会计报表与科目余额表勾稽关系的主要原因。
1、采用"红字冲销法"纠正"错账"不会影响会计报表与科目余额表的勾稽关系
此种纠正错账的方法,不会导致科目余额表中会计科目发生额虚增、虚减,也即不会导致会计报表项目金额小于或大于科目余额表中对应会计科目的发生额。对本文"二、在会计实务中,对于上多记金额、会计科目错误、方向错误等情况的纠正以及销售退回、已入账费用的退回的核算,往往有两种处理方法:(一)红字冲销法"中,用该方法纠正"二"中错账的例题过账结果可以证明这一结论。
管理费用明细账
时间 | 凭证种类 | 凭证号 | 摘要 | 借方金额 | 贷方金额 | 余额 |
(1) | 支付业务招待费 | 100000.00 | 100000.00 | |||
(2) | 冲销(1)凭证多记金额 | -90000.00 | 10000.00 | |||
本期合计 | 10000.00 | 10000.00 |
过账后,管理费用借方发生额为10000.00元,没有虚增、虚减。
2、采用"借贷方反向冲销法"一定会导致科目余额表中损益类科目发生额小于利润表中对应项目数据、即科目余额表虚增
此种纠正错账的方法,一定会导致科目余额表中对应会计科目发生额虚增,对本文"二、在会计实务中,对于上述多记金额、会计科目错误、方向错误等情况的纠正以及处理销售退回、已入账费用的退回,往往有两种处理方法:(二)借贷方反向冲销法"中,用该方法纠正上述"二″中错账的例题过账结果可以证明。
第一、对错误凭证金额全部冲销,重新填制金额正确记账凭证情况的过账结果
管理费用明细账
时间 | 凭证种类 | 凭证号 | 摘要 | 借方金额 | 贷方金额 | 余额 |
① | 支付业务招待费 | 100000.00 | 100000.00 | |||
② | 冲销①凭证 | 100000.00 | 0.00 | |||
③ | 支付业务招待费 | 10000.00 | 10000.00 | |||
本期合计 | 1100000.00 | 100000.00 | 10000.00 |
过账后,管理费用借方发生额为110000.00元,虚增100000.00;贷方发生额100000.00为虚增。
第二、只冲销金额多记部分情况的过账结果
管理费用明细账
时间 | 凭证种类 | 凭证号 | 摘要 | 借方金额 | 贷方金额 | 余额 |
① | 支付业务招待费 | 100000.00 | 100000.00 | |||
② | 冲销①凭证错账 | 90000.00 | 10000.00 | |||
本期合计 | 100000.00 | 90000.00 | 10000.00 |
过账后,管理费用借方发生额为100000.00元,虚增90000.00;贷方发生额90000.00为虚增。
3、用"红字冲销法"结转本期损益一定会导致科目余额表中损益类科目发生额小于利润表中对应项目数据、即科目余额表虚减
假如本期管理费用10000.00元,结转损益前管理费用明细账如下:
时间 | 凭证种类 | 凭证号 | 摘要 | 借方金额 | 贷方金额 | 余额 |
支付业务招待费 | 100000.00 | 100000.00 |
红字冲销法"结转本期损益后,管理费用明细账如下:
时间 | 凭证种类 | 凭证号 | 摘要 | 借方金额 | 贷方金额 | 余额 |
支付业务招待费 | 10000.00 | 10000.00 | ||||
结转本年利润 | -10000.00 | 0.00 | ||||
合计 | 0.00 |
过账后,管理费用借方发生额为0.00元,虚减10000.00。贷方发生额0.00元,虚减10000.00元。
上述中职财务会计影响报表与科目余额表勾稽关系的原因分析告诉我们:在中职财务会计教学中,一定要让学生多实践,避免死记硬背、死搬硬套理论。这样才能透过专业理论的现象看到专业理论的本质。